Bei Bewilligung eines Projekts wird ein Fördervertrag zwischen dem vffr und dem Mittelempfänger abgeschlossen. Der Vertrag enthält die wichtigsten Hinweise zur Abrechung. Den Antragsanlagen entnimmt der/die Projektleiter/in die Abrechnungsvordrucke und alle notwendigen Erläuterungen zur Abrechnung.
Im Folgenden finden Sie einige wichtige Informationen zur Abrechnung:
Der vffr leistet im Regelfall keine Vorauszahlungen. Verauslagte Beträge werden quartalsweise oder halbjährlich unter Vorlage eines unterzeichneten Verwendungsnachweises erstattet. Eine Ausnahme bilden die Ausgaben in Zusammenhang mit regelmäßig anfallenden Personalkosten, für die Abschlagszahlungen durch den vffr möglich sind. Der vffr kann in diesem Fall eine Abschlagzahlung für die Personalkosten des laufenden und des darauf folgenden Monats leisten.
Zur Abrechnung sollen auf dem dafür vorgesehenen Vordruck „Verwendungsnachweis“ alle Einnahmen und Ausgaben in zeitlicher Folge aufgeführt werden. Dabei müssen Tag, Empfänger/Einzahler sowie Grund und Einzelbetrag jeder Zahlung ersichtlich sein. Für Telefon-, Porto-, Kopierkosten u. ä. wird auf die Vorlage von Einzelbelegen verzichtet. Aber der Bezug zum Projekt soll überzeugend dargestellt werden (z.B. Portokosten in Zusammenhang mit einer schriftlichen Befragung von Patienten/innen mit Erinnerung). Die Fahrtkosten werden in analoger Anwendung der für den öffentlichen Dienst geltenden reisekostenrechtlichen Bestimmungen abgerechnet.
Spätestens 6 Wochen nach Vorlage des Abschlussberichts erfolgt die Endabrechung.